Segítség egy mozdulattal
Egy többfunkciós berendezéssel a felhasználók a papír alapú dokumentumokat digitális fájlokká alakíthatják, és ugyanazzal a mozdulattal több célállomásra is továbbíthatják. Elég egy fájlnevet és célállomást - ez lehet e-mail cím, hálózati mappa vagy egy dokumentumtár - kiválasztani az MFP érintőképernyőjén előre beprogramozott lehetőségek közül, amivel elkerülhetők a továbbítási hibák, és egyszerűbb a feldolgozás.
Fontos megismerni a rendelkezésre álló szoftveralkalmazásokat is. Ma már az úgynevezett "modern", vagyis digitalizált, archivált dokumentumokat akár a bennük foglalt vonalkód alapján is lehet tárolni, vagy továbbítani. Az írott információ szükség szerint kinyerhető optikai szövegfelismerővel (OCR). A lapolvasás és az OCR használatával az alkalmazottak gyors kereséseket futtathatnak a cég dokumentumtárában, és nem kell több száz vagy ezer papírlapot végignézniük.
Alkalmazkodó MFP-k
A nyílt fejlesztői platformokkal a felhasználók saját munkafolyamataikhoz igazíthatják az MFP működését. Bárki, aki ért a szoftverfejlesztéshez, szabványos webes eszközökkel gyorsan és egyszerűen tud olyan alkalmazásokat létrehozni, amik testre szabott felhasználói felületet nyújtanak az MFP-ken. Ahogyan egy asztali számítógépen is priorizálni lehet a leggyakrabban használt programokat és fájlokat, úgy tudják a fejlesztők az MFP érintőképernyőjén is előtérbe helyezni a munkatársak számára legfontosabb eszközöket. Például egy orvosi rendelőben beállíthatják a rendszert, hogy gyorsabban kezelje a betegek kartonjait. Így az egészségügyi dolgozók az érintőképernyőn egy szimbólumot kiválasztva hozzáférhetnek a webes dokumentumkezelő rendszerhez, és előhívhatják a betegek kartonjainak listáját.
Illeszkedés a vállalati tartalomkezelő rendszerbe
Az MFP-k automatizálják az irodai tevékenységeket, és felgyorsítják a dokumentumok feldolgozását, ha a dokumentumokat közvetlenül az ECM (vállalati tartalomkezelő rendszer) munkamenetébe olvassuk be, és az automatikusan továbbítja azt a megfelelő kollégához vagy részlegre.
ECM környezetben a modern dokumentumok is megfelelhetnek az előírásoknak a hozzáférési jogosultságok kezelése, a digitális aláírás és az auditálható munkafolyamat révén. Ezzel az éves ellenőrzések is egyszerűbbek, és könnyebben elkerülhetők a bírságok. Az ECM segítségével a tartalom egy biztonságos webes adattárban marad, ami napi 24 órában hozzáférhető, és amiben kulcsszavak segítségével lehet keresni (például ügyfelek neve, sorszámok vagy egyedi mezők alapján).
Biztonságban
Míg a hagyományos dokumentumokat el lehet veszíteni, vagy ellophatják őket, a legtöbb felhasználó nem tud róla, hogy az MFP képes a rendszerben eltárolni minden lemásolt, kinyomtatott, beolvasott vagy elfaxolt dokumentum nyomát. Ennek ismeretében fontos odafigyelnünk az MFP adatainak védelmére. Ahogyan a saját számítógépünkön is futtatnák víruskeresőt, ugyanúgy léteznek alkalmazások az MFP védelmére is.
Egy fontos tipp, amivel modern dokumentumainkat biztonságban tarthatjuk: keressük meg és használjuk a biztonsági szolgáltatásokat, például a felülírást, a titkosítást, a hálózati bejelentkezést és a biztonságos nyomtatást! Ezek megakadályozzák, hogy illetéktelenek férjenek hozzá a tárolt adatokhoz, vagy az ügyfél hálózatához.
A digitális átállás előnyei
A papír dokumentumok digitálisra alakítása jelentősen felgyorsítja az információk megtalálását, és alaposan lecsökkenti a tárolási- és anyagköltségeket. Javítja a termelékenységet, mivel a munkatársak kevesebb időt töltenek a dokumentumok keresgélésével, és felgyorsítja a jóváhagyási köröket is. Egy-egy dokumentumot egyszerűen és biztonságosan meg lehet osztani több irodai alkalmazottal, helytől függetlenül és akár egyidejűleg is.
Mindezeken túl, a vállalat dokumentumainak digitális tárolásával csökkenthető a káros anyag kibocsátás, a papírfelhasználás és a hulladéktermelés.
Ha sikerül meglátnunk a modern dokumentumok értékét, akkor azok rövid idő alatt olyan eszközzé válnak, amely egy vállalkozást sikerre vihet.
